Guardar información laboral fuera de la empresa

Si seleccionas líneas de la transcripción en esta sección, irás a la marca de tiempo en el vídeo Si te han despedido alguna vez, posiblemente te haya pasado lo siguiente. Has tenido que contactar con tu antigua empresa para pedir alguna nómina, archivo personal o incluso el contrato, que no sabes dónde lo tienes. Reconozco que a mí me ha pasado. No somos conscientes de que un trabajo es efímero. Puede ocupar días, meses o incluso años en nuestras vidas, pero tiene una duración, como todo. Cuando se produce un despido, la relación entre la empresa y la persona que ha sido despedida, finaliza. Esto siempre va a suponer una complicación a la hora de solicitar datos o documentos que hemos podido dejar allí. En primer lugar, debemos asegurarnos de que obtenemos toda la documentación necesaria sobre nuestra finalización de contrato, incluyendo la carta de despido, y cualquier documento o acuerdo relacionado. Revisa detenidamente los detalles sobre tu compensación final y los beneficios que puedas tener derecho a recibir. Haz todas las preguntas y, si lo necesitas, contacta después con la empresa para aclarar más dudas. El momento de un despido es muy intenso y nos cuesta centrarnos en los datos. Al margen de la documentación de salida, a lo largo del tiempo hemos ido utilizando nuestros equipos, sobre todo cuando trabajamos con equipos informáticos, como almacenes de asuntos personales. Esto no debería ser así. Normalmente esto está de manera clara recogido en un contrato o en la documentación que recibimos en el momento de la contratación. En ella, se suele indicar que la empresa nos facilita herramientas que son de su propiedad, que retirará cuando considere oportuno y que no debería utilizarse para ningún asunto de índole personal. Por esta y otras razones, debemos siempre separar lo profesional de lo personal. Pero no solemos hacerlo. Guardamos datos personales en el entorno de trabajo. Personalmente siempre facilito, con precauciones, que una persona despedida pueda acceder a posteriori a información personal que ha olvidado en su puesto. Muchas personas tienen un fichero guardado con fotos de seres queridos, por ejemplo, y todos entendemos que las quieran recuperar. Con supervisión del equipo de IT, hemos sacado esta información y la hemos dirigido al empleado despedido. Conviene que seamos los profesionales de IT los que supervisemos estas acciones de recuperar algún archivo personal con fotos o lo que solicite un empleado que ha sido despedido. Lo hacemos tras el despido o el mismo día de la comunicación para dejarlo todo cerrado. Especialmente importante es que lo gestionemos nosotros si se trata de la desvinculación de un profesional técnico o tecnológico, ya que no las sabemos todas. Deberías guardar en tu domicilio personal el contrato de trabajo, los anexos y acuerdos individuales con la empresa que se hayan podido generar, las nóminas o documentos de pago, los certificados de retenciones, impuestos y aquellos títulos que has conseguido en tu empresa pero que te pueden ayudar en un futuro a conseguir otro empleo. Es posible que dispongas de seguros de empresa que puedas mantener incluso fuera de ella, como un seguro privado de salud o un plan de pensiones. Asegúrate de tener esto en tu domicilio o donde puedas fácilmente acceder a ello en caso de que te afecte una desvinculación. Quédate con los contactos de las personas de recursos humanos que más adelante te pueden ayudar a recuperar este material, si no lo has hecho tú. Además, podrían ayudarte a la hora de realizar una recomendación o referencia laboral, ya sea en redes profesionales o a través de contactos directos con futuros empleadores. Durante este periodo de transición es fundamental cuidar tu salud anímica y mental. Busca apoyo emocional si lo necesitas y evalúa tu situación financiera para hacer ajustes según sea necesario. Tal vez tu empresa disponga de estos planes para los empleados que salen. Solicita información. Puede ser de gran ayuda. Recuerda, este proceso puede ser desafiante, pero no estás solo. Hay recursos y apoyo disponibles para estos casos. Búscalos para ayudarte a navegar por esta transición de manera efectiva.

Qué no instalar en equipos corporativos

Si seleccionas líneas de la transcripción en esta sección, irás a la marca de tiempo en el vídeo Los trabajadores que tenemos acceso a equipamiento informático corporativo sabemos que pertenece a la empresa y que debemos hacer un uso legítimo del mismo. Pero además de trabajadores, también somos personas y a veces es muy difícil realizar esa separación mental. Por ello, no es extraño que instalemos aplicaciones y programas en los ordenadores, pero sobre todo en los teléfonos móviles, que tienen una finalidad más personal que corporativa. Desde el punto de vista de la ciberseguridad deberíamos tener ambos mundos separados para evitar que un problema de una de nuestras vidas afecte a la otra. La empresa no quiere que la instalación de algún programa personal pueda afectar negativamente a la ciberseguridad de la información corporativa. Y a nosotros no nos gustaría que un problema en la empresa afecte directamente a nuestra vida privada. Y aunque todos somos conscientes de este dilema, no es extraño que instalemos aplicaciones y licencias personales en equipos corporativos. Y aquí puede haber un problema grave si perdemos el acceso al dispositivo por finalizar nuestra relación laboral. Desde el punto de vista del trabajador, no deberíamos instalar nada en el equipo corporativo que luego no podamos recuperar en caso de perder el acceso. Por ejemplo, nunca se deberían instalar certificados digitales que nos identifiquen de forma legal si tenemos que realizar gestiones con entidades públicas o firmar documentos personales. es probable que tengamos tendencia a realizarlo en equipos corporativos, pues es donde más tiempo al día estamos. Pero en caso de perder el acceso al portátil por una desvinculación, también habremos perdido el control de dicho certificado. Sería posible que alguien lo trajese y lo usase en nuestro nombre. Es de esperar que nadie de la organización lo haga, pero es un riesgo que estamos asumiendo al instalar dicho certificado personal en un ordenador que no nos pertenece y del que podemos perder el control de forma inesperada. ¿Has comprado una aplicación para utilizar un programa de edición de audio para tu podcast personal? Pues yo no lo instalaría en el ordenador corporativo. O puedes encontrarte con que has perdido esa inversión en un momento dado. Debemos hacer mención especial a las aplicaciones que instalamos en los teléfonos móviles. Un ejemplo clásico es el uso de las aplicaciones para gestionar el segundo factor de autenticación. Es muy habitual que las tengamos instaladas en un móvil corporativo para poder acceder a la información corporativa, pero el hecho de que ya las tenemos instaladas ahí hace que cuando activemos esos segundos factores de autenticación en nuestro entorno personal, hagamos uso de esas mismas aplicaciones. ¿Qué pasaría si de repente no tenemos acceso al terminal móvil? Pues que nos costaría bastante acceder a nuestra información personal, puesto que la verificación en dos pasos no se podría hacer de la forma habitual. Como ves, la instalación de software que dé servicio a nuestra vida personal en los sistemas informáticos corporativos puede tener implicaciones en el momento de una desvinculación laboral.

Desactivar cuentas personales afectadas

Si seleccionas líneas de la transcripción en esta sección, irás a la marca de tiempo en el vídeo Seamos sinceros. Todos usamos nuestros dispositivos corporativos para nuestra vida privada. ¿Quién no revisa su correo personal o las novedades en su red social preferida? Mientras hagamos un uso lógico y cumpliendo con los acuerdos de buen uso que hemos firmado con la organización. No debería haber mayor problema hasta que se ejecute una desvinculación. ¿Qué pasa cuando perdemos el control del ordenador o del teléfono? Pues que cualquiera que tenga acceso podría usar esas cuentas que tengamos guardadas. Y si, obviamente el equipo de sistemas puede acceder al ordenador corporativo. La pérdida de control de nuestras credenciales y accesos puede tener un fuerte impacto en nuestra vida personal. Por ejemplo. Seguro que tienes almacenado en tu navegador la contraseña para acceder a tu correo electrónico, tu foro favorito o tus redes sociales. En este caso, un uso malintencionado del acceso al equipo corporativo podría suponer que aparecieran publicaciones en las redes sociales que no hayas escrito tú o que se dieran de alta o de baja de servicios de Internet en tu nombre. Para minimizar estos riesgos, en caso de perder el acceso a los dispositivos por una desvinculación laboral, sobre todo si no es acordada, deberíamos tener un listado de las cuentas personales que están almacenadas en dichos dispositivos. Esto incluye correo electrónico, banca online, foros, redes sociales, servicios de streaming de audio o video, plataformas de comercio electrónico. Acceder a dichos servicios desde nuestros equipos personales y desde el panel de administración del servicio. Cerrar las sesiones establecidas con los dispositivos corporativos. De esta forma, los equipos cuya sesión hemos cerrado volverán a exigir introducir la contraseña para poder acceder. Si algún servicio on line no tuviera esa opción de cerrar sesión remotas, deberíamos cambiar la contraseña de forma inmediata para evitar que se pueda acceder a dicho servicio con una contraseña guardada. Es muy recomendable cambiar la contraseña de los servicios críticos, especialmente los de correo electrónico, para minimizar la ventana de tiempo en el que un equipo del que ya hemos perdido el control pudiera acceder a esos servicios. Piensa dos minutos en qué servicios personales utilizas en tus equipos corporativos y de cuántos de ellos tienes las contraseñas almacenadas para no tener que escribirlas cada vez que los uses. Seguro que salen muchos más de los que pensabas inicialmente. Por ello, es importante mantener un listado actualizado de qué sesiones tienes activas en sus equipos. Solo así estarás seguro de que en caso de tener que desactivarlas por la fuerza, no te olvidas de ningún servicio. Si utilizamos los dispositivos corporativos para acceder a servicios de ámbito personal, debemos tener un plan para mantener segura nuestra información personal en caso de desvinculación. Así como la organización buscará proteger su información, nosotros debemos hacer lo mismo.