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Las desvinculaciones laborales no son plato de buen gusto para ninguna parte implicada, pero cualquier día puede tocarnos participar en uno de estos procesos que, a veces son previsibles y a veces son una sorpresa. Aprende a gestionar los protocolos de ciberseguridad a aplicar en procesos de despido en este curso dirigido a profesionales IT, ciberseguridad y recursos humanos. Descubre las implicaciones de los despidos en la seguridad de la información corporativa y cómo minimizar riesgos. Obtén las habilidades necesarias para prepararte tanto a nivel corporativo como individual ante estas situaciones.

Los despidos nos son nunca fáciles, para ninguna de las partes

Si seleccionas líneas de la transcripción en esta sección, irás a la marca de tiempo en el vídeo ¿Has tenido que despedir a alguien alguna vez? ¿Te han despedido a ti? Seguro que en ninguno de los casos ha sido una experiencia agradable. Si no te ha pasado, lo que puedes esperar es que sea algo que ocurra en tu vida. Tanto si eres tú quien realiza el despido como si te despiden. ¿Te has parado a pensar todo lo que transcurre en ese momento para que las cosas salgan bien y además se realice de manera segura? Creo que muchos profesionales de recursos humanos cuando hemos tenido que despedir talento de nuestra empresa, nos hemos planteado si queríamos seguir dedicándonos a esto. Al menos esa fue mi experiencia. Cuando vemos que es parte del ciclo de vida de un trabajador y que nuestro esfuerzo y cuidado en estas situaciones tan complejas y delicadas pueden suponer una diferencia en la vida de las personas, entonces nos lo planteamos de otra forma. Tu dedicación, tu profesionalidad y cómo realices ese despido deben ser impecables. Sin ser una experiencia agradable en absoluto, debemos hacerla lo más cómoda y fluida posible, sin descuidar la importancia de la seguridad de la información de la que hasta el momento de la salida disponía ese trabajador o trabajadora. Pongámonos en la piel de la persona que es informada de su salida. No es una situación que esperemos y que deseemos. Incluso si estás pensando dejar la empresa. En ocasiones puede ser un auténtico jarro de agua fría y un trauma para la persona afectada. En estos momentos, ser profesional, humano, claro y conciso será beneficioso para todas las partes. Recuerda que todos merecemos un trato digno y que debes hacer la desvinculación de manera efectiva y segura. En un despido intervienen varias partes y tanto la persona trabajadora como la empresa deben ser cuidadas y bien gestionadas en este proceso. Piensa que esto no lo conseguiremos sin haberlo trabajado y preparado con minuciosidad. Y esto es lo que trataremos en este curso. Por supuesto, la experiencia ayuda, pero eso no implica que no debamos trabajar cada salida y prepararla como si fuera siempre la primera. A veces no es fácil centrarse cuando tienes a una persona delante a la que se le ha venido el mundo abajo. Pero eso no debe desviarte del proceso ni de hacerlo de la forma más óptima posible. Te pongo un ejemplo, comunicas un despido, debes seguir unos pasos hasta su conclusión y la persona que tienes delante se desmorona. Comienza a llorar. No es fácil, ¿verdad? Por eso tenemos que preparar muy bien cada caso, la documentación, la forma de comunicar, el momento y el lugar. Con esto bien atado podemos hacerlo rápido. Al final no queremos ninguna de las partes que se alarga este momento. No es fácil. No es bonito. Y seguramente todos agradecemos que sea un proceso ágil. Hay muchas más consideraciones, como las que se refieren al equipo de trabajo de esa persona que sale o cómo aseguraremos que la actividad de la empresa continúa adelante sin una persona o varias si se trata de un despido colectivo. En este curso nos centraremos en cómo hacer una desvinculación laboral humana correcta y ciber segura. ¿Empezamos?

Los tipos de despido y cómo impactan en la preparación del mismo

Si seleccionas líneas de la transcripción en esta sección, irás a la marca de tiempo en el vídeo ¿Existe sólo un tipo de despido? La respuesta es no. Aunque la experiencia de un despido puede ser percibida casi de la misma forma, los despidos tienen muchas variaciones. Responden a múltiples causas y se realizan de muchas maneras. Cuando la empresa toma la decisión, debe utilizar la motivación o razón por la que esa salida es necesaria y así debe reflejarse en el despido. Son muchos los tipos de despido que existen y cada país tiene una legislación diferente, haciendo que debamos siempre adaptarnos al contexto laboral de cada país o región. Vamos a repasar una tipología general de despidos a la cual habrá que adaptar esa legislación vigente para asegurar que además de dar el trato adecuado a las personas despedidas, evitas problemas legales a tu empresa. Uno de los despidos más comunes es el despido por causa justificada. Ocurre cuando una persona de la organización comete una falta grave, como el incumplimiento de políticas de la empresa, un robo, fraude o violencia en el lugar de trabajo. En estos casos, la empresa puede terminar la relación laboral sin muchas veces tener que desembolsar ninguna cantidad de indemnización al empleado o empleado afectados. Otro tipo de desvinculación es aquella sin causa o despido injustificado. Aquí la empresa decide poner fin a la relación laboral sin ninguna razón específica relacionada con el desempeño o la conducta del empleado. Dependiendo de la legislación laboral local, la empresa puede estar obligada a otorgar una indemnización al empleado despedido. Mucho cuidado con este despido, ya que ampliamos el riesgo de nulidad o de reincorporación de ese trabajador a la empresa. No tener causa complica una salida en muchos aspectos y debemos estar bien asesorados para llevarla a cabo y valorar si realmente es la decisión más adecuada. Un despido habitual es aquel motivado por razones económicas, productivas, etcétera. En España, por ejemplo, sería un despido denominado objetivo. Se da cuando la empresa se encuentra con una serie de dificultades financieras o cambios en su estructura organizativa que requieren la reducción de su personal. En estos casos, el despido puede ser resultado de una reestructuración, fusión, compra o cierre de la empresa. La legislación laboral local establecerá los requisitos específicos para este tipo de despido, como otorgar una compensación adicional. En función del número de personas involucradas, el proceso se hace más complejo y lento. Es importante planificar bien y conceder los plazos y preaviso necesarios en cada caso. También está el despido por finalización o término de contrato. Este tipo de despido ocurre cuando finaliza un contrato y no se prevé renovarlo. Lógicamente, son casos apenas complejos y sin riesgo. Puede ser el resultado de un contrato temporal que expira o de un proyecto específico que llega a su fin. En algunos países no se considera despido, puesto que no es una decisión unilateral de la empresa. Pero como se trata de una terminación, las medidas y pasos a tomar deben seguir los mismos principios de los que hablamos en este curso si queremos que sea segura y efectiva. Sea cual sea el tipo de desvinculación, es importante mantener la transparencia en el momento de explicar el proceso a las personas afectadas. A veces hay mucha prisa y se nos olvidan pasos clave. Igualmente, en todos los despidos hay documentación que tramitar. Partes involucradas que deben estar informadas y preparadas el día de la salida. Por lo que manejar los tiempos y tener todo bien atado, sobre todo en despidos que afectan a varias personas, es fundamental. Para que el proceso sea sencillo, efectivo y seguro, analiza el tipo de despido. Prepara cada fase con detalle y coordina muy bien a todas las partes que participarán, tanto de cara a la persona afectada como en el backstage.

Despido individual y colectivo

Si seleccionas líneas de la transcripción en esta sección, irás a la marca de tiempo en el vídeo Si bien un despido individual es bastante común, probablemente pocos de nosotros nos hemos enfrentado o tenemos que enfrentarnos a un despido colectivo. ¿Has vivido esta experiencia alguna vez? El despido individual y el despido colectivo son dos procesos de terminación de empleo que difieren en varios aspectos. Principalmente en el número de empleados afectados y en los procedimientos legales involucrados. El despido individual afecta a una única persona de la empresa, mientras que el despido colectivo involucra a un grupo de trabajadores, generalmente en función de criterios específicos como razones económicas o reestructuración organizativa. Desde el punto de vista de la seguridad de la información, es fundamental distinguir entre estos dos tipos de despidos para garantizar que se protejan adecuadamente los datos confidenciales y la propiedad intelectual de la empresa. Si despedir a una persona es un proceso complejo que requiere una planificación y preparación al detalle para que sea efectivo y lo más cómodo posible para ambas partes, en especial la persona despedida, imagina un colectivo donde son varias las personas afectadas. En el caso del despido individual se puede controlar de manera más sencilla y efectiva el acceso a la información confidencial y se puede llevar a cabo una revisión exhaustiva de las actividades antes de la salida de la empresa. Andrew nos explicará en detalle todo lo que debemos hacer para gestionar y denegar los accesos de las personas que salen. Por otro lado, en el caso del despido colectivo, donde múltiples personas están siendo despedidas simultáneamente, existe un mayor riesgo de pérdida o filtración de información confidencial. Esto se debe a que el proceso puede ser más rápido y menos controlado, y desde el lado de la empresa podemos necesitar más recursos que tal vez no tengamos. Lo que aumenta la posibilidad de que las partes afectadas puedan acceder o transferir datos sensibles antes de abandonar la empresa. Andrew nos ayudará a cumplir con las exigencias de seguridad para realizar un despido seguro, ya sea a una o varias personas. Efectivamente, en los próximos audios, te iré dando el detalle de los procesos a implementar para que los accesos, contraseñas o cuentas corporativas no supongan un problema y puedas tener la tranquilidad de que estás protegiendo los datos de tu organización. Para minimizar riesgos, y aunque entraremos en mayor detalle, es importante implementar medidas de seguridad adicionales durante un despido colectivo. Esto puede incluir la revisión y restricción proactiva del acceso a la información confidencial antes de las notificaciones de despido, así como una mayor supervisión de las actividades realizadas durante el periodo de transición. Además, es fundamental comunicar claramente a las personas involucradas sobre sus responsabilidades en cuanto a la protección de la información confidencial durante y después del despido. Esto puede incluir recordarles las políticas de seguridad de la información de la compañía y, por supuesto, requerir la devolución de todos los dispositivos y documentos de la empresa que tengan en su poder. Si bien las compañías nos preocupamos de realizar estas formaciones, cuando los trabajadores se incorporan a su puesto de trabajo, conviene recordarlo durante su etapa activa y reforzarlo en la salida. Para concluir, ambos despidos presentan desafíos únicos en términos de seguridad de la información. Pero es importante adoptar medidas adicionales durante un despido colectivo para proteger adecuadamente los datos confidenciales de la empresa. Al comprender las diferencias entre estos dos tipos de despidos y tomar medidas proactivas para mitigar los riesgos, las organizaciones pueden garantizar la seguridad y confidencialidad de su información, incluso durante tiempos de cambios considerables.

Salidas voluntarias

Si seleccionas líneas de la transcripción en esta sección, irás a la marca de tiempo en el vídeo ¿Qué pasa cuando un trabajador o trabajadora informa de su intención de abandonar la compañía? ¿Crees que sufrimos menos riesgos que con un despido y que podemos relajar las medidas que aseguran el cuidado y el tratamiento de los datos e información de la empresa? Cuando una persona decide dejar voluntariamente su puesto de trabajo, es fundamental que la organización tome medidas para garantizar que la seguridad de la información y los datos sensibles estén protegidos. No podemos asumir que el riesgo es menor y por lo tanto, los buenos protocolos que tenemos establecidos en un caso de despido deben aplicarse. Cierto es que en una salida voluntaria la persona suele dar un plazo de preaviso que dependerá en su extensión de las leyes laborales de cada país o región, pero en principio sigue trabajando y debería contar con la accesibilidad que ya tiene para realizar su trabajo con normalidad. ¿Qué ocurre si la empresa prefiere adelantar su salida una vez comunicada la intención de dejar su puesto o si la persona no da preaviso? Pues aquí debemos actuar con mayor precaución y contundencia. No debemos demorar el proceso y tan pronto somos conocedores de esta información, debemos arrancar la maquinaria que bloqueará y denegará accesos de quien sale para evitar posibles brechas y fuga de datos. Entre otros muchos daños. Uno de los primeros pasos es llevar a cabo una revisión exhaustiva de sus accesos y privilegios a sistemas, bases de datos y documentos confidenciales y bloquear ese acceso. Aunque entraremos en más detalle, la empresa debe asegurarse de que el colaborador o colaboradora devuelva todos los dispositivos corporativos, como los ordenadores portátiles, teléfonos móviles y unidades de almacenamiento, y que cualquier información confidencial almacenada en estos dispositivos sea eliminada de manera segura antes de ser reasignada o desechada. Debemos solicitar sus contraseñas a cada plataforma, sistema, correo electrónico, etcétera. Esto ayuda a prevenir cualquier intento de acceso no autorizado a la información confidencial, después de la salida de la persona. La empresa debe comunicar claramente las políticas y procedimientos de seguridad de la información a sus empleados. Cuando entran a formar parte de la organización, mientras siguen su vida laboral en ella y también durante su salida. Debemos proporcionar orientación clara sobre cómo manejar adecuadamente cualquier información confidencial que puedan tener para evitar un mal uso y problemas derivados del mismo. Las salidas voluntarias por lo general no las esperamos, por lo que hay un factor sorpresa de falta de conocimiento y de preparación. Esto puede suponer un problema si no tenemos un protocolo de actuación claro, que podamos iniciar de manera inmediata. Si te gustan las sorpresas, pero no las que te pueden ocasionar a ti y a tu empresa un problema, tratemos de evitarlas con estos consejos.

Despido en remoto

Si seleccionas líneas de la transcripción en esta sección, irás a la marca de tiempo en el vídeo ¿Has tenido que despedir a alguien que estaba en la otra parte del mundo? Bueno, no hace falta irnos tan lejos. ¿Has despedido a alguien de tu organización en remoto? ¿Tal vez dentro de tu misma ciudad, pero estando ambos en ubicaciones distintas? Cuando empecé a dedicarme a los recursos humanos, si me hubieran dicho que tendría que despedir a alguien en remoto, creo que no me lo hubiera creído. Ahora, sin embargo, y desde hace unos años, es el despido que más realizo. Te pongo un ejemplo muy habitual tenemos que despedir a un trabajador o trabajadora en remoto. Nos conectamos a la llamada y esta persona no enciende la cámara. Yo, por supuesto, por respeto siempre lo hago, pero es difícil acompañar a la persona en el proceso cuando no puedes ni siquiera ver su rostro. No deja de ser posible aumentar el riesgo de conflicto y de malentendidos debido a esa falta de interacción cara a cara. Podemos tener los mejores medios tecnológicos a nuestro alcance, pero si no los usamos, mal. Cuando informas de un despido y no puedes ver a la persona, se convierte en un desafío aún mayor, garantizar la seguridad de la información durante el proceso. Con los empleados trabajando desde ubicaciones remotas, existe un mayor riesgo de filtración o pérdida de datos confidenciales durante ese periodo de transición. Podrían estar en el momento de la comunicación que lleva unos minutos accediendo a datos. No tenemos posibilidad de saberlo. Es fundamental implementar medidas de seguridad adicionales, como la restricción de acceso a sistemas y documentos sensibles para proteger la información de la empresa, durante este tipo de despido. Además, el despido en remoto puede dificultar o sobre todo, alargar la gestión de los aspectos prácticos del despido, como la devolución de equipos. Es importante establecer protocolos claros y eficientes para manejar estos aspectos logísticos y garantizar una transición sin problemas para el empleado afectado y para la empresa. Según la compañía de software Finestack, en su estadística sobre modalidades de trabajo, el 16% de las empresas del mundo son 100% remotas y no parece que esta tendencia vaya a disminuir. En cualquier caso, debemos estar preparados para este tipo de despido muy habitual y cada vez más numeroso, que presenta desafíos únicos. Pero que no cunda el pánico. Si abordamos adecuadamente la comunicación y la seguridad de la información junto a los profesionales de IT en el momento del despido, podremos minimizar el impacto negativo en los empleados afectados y preservar la reputación y la cultura de la empresa, sin descuidar los aspectos logísticos en un entorno remoto.

Coordinación RRHH e IT

Si seleccionas líneas de la transcripción en esta sección, irás a la marca de tiempo en el vídeo Hay varias partes involucradas a la hora de realizar un despido. ¿Cuál crees que es la más importante? Todas. Todas lo son y cada uno desempeñamos un papel en el engranaje total. Cuando se lleva a cabo un despido, es esencial que cada área se coordine con la otra para que la salida no sufra retrasos innecesarios y para evitar riesgos mayores. A la primera persona a la que acudo cuando voy a realizar un despido es a mí responsable de IT. Afortunadamente, siempre he trabajado con grandes profesionales y saben lo que tienen que hacer y el proceso es fluido y efectivo. Para garantizar la seguridad de la información y la de los datos sensibles y privados de la empresa, Recursos Humanos y el equipo de Tecnologías de la Información o IT deben trabajar juntos. Normalmente desde Recursos Humanos conocemos la información de las salidas, por lo que somos los que solicitamos la revocación inmediata del acceso del empleado a todos los sistemas y plataformas corporativas. Esto incluye correos electrónicos, cuentas de usuario, redes sociales de la empresa y cualquier otro recurso al que la persona pueda tener acceso. ¿Cómo lo hacemos? Primero debes sentarte con tu equipo de IT y conocer el proceso y los tiempos. En función del preaviso que necesiten para hacer todas estas gestiones, así será el tiempo de antelación que debemos otorgarles. Piensa en las diferencias en relación con el tipo de despido. Es un despido en remoto. Tendremos que actuar con mayor rapidez, ya que hay más riesgos al no tener al empleado delante. Es un despido por fraude o prácticas ilegales. Podemos presuponer que el despido no va a estar exento de estas prácticas. Es una persona IT de la que sale. Disponen de unos conocimientos que hacen que debamos ser aún más cuidadosos en los despidos. Te pongo un ejemplo si debo realizar una desvinculación en un caso habitual como falta de desempeño, aviso a IT con escasos minutos de antelación. Claramente todos conocemos el proceso y soy consciente de que ellos no necesitan más tiempo. Le doy el nombre de la persona si es o no un despido en remoto, la hora a la que se realizará la comunicación y para asegurar, en el momento en que lo notifico, les informo internamente de este despido. Prefiero confirmar por si el proceso se retrasa, lo cual pasa a menudo. La persona puede no conectarse, tener un imprevisto, etcétera y no queremos que vea que no puede acceder a nada. IT debe asegurar que se realiza una revisión en profundidad de todos los dispositivos de la compañía que tiene esta persona, como ordenadores, tablets, teléfonos móviles y que cualquier información confidencial almacenada en estos dispositivos sea tratada de manera segura. Normalmente contamos con una checklist de todo lo que disponen los trabajadores, ya que no todos tenemos accesos a los mismos sitios, a las redes corporativas, etcétera. No dispones de esta información, pues tendrás un poco más de trabajo. Aquí será la persona responsable de los trabajadores que salen, quién te informe de sus accesos, etcétera. Si no dispones de esta checklist, ¿a qué esperas para crearla y empezar a utilizarla en tu empresa? Te ayudará mucho y te ahorrará quebraderos de cabeza. Es fundamental que implementemos medidas para prevenir cualquier intento de acceso no autorizado a la información confidencial después de la salida de una persona de la compañía. Esto puede incluir la monitorización de la actividad de su cuenta tras su salida y otras medidas de seguridad, como el cambio de contraseñas o restricciones de acceso. En un despido IT y Recursos Humanos trabajamos en equipo y nos coordinamos, y esta es una de las claves de una salida segura, donde los datos y la información no sufren ningún daño.

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